10 saker att tänka på när du ska välja projektverktyg

Välj rätt projektredovisningsverktyg | Listion

Om du ombeds att välja projektverktyg för ditt företag eller arbetslag, vad skulle du leta efter då? I denna artikel delar vi med oss av våra topp 10 saker du bör tänka på när du ska väja projektverktyg. De är inte rangordnade efter hur viktiga de är, eftersom ens prioriteringar kan för ett projekt kan skilja sig markant från ett annat. Det är även möjligt att du anser att några av våra punkter inte alls är viktiga! Och det är helt OK. Använd denna lista som en startpunkt för att utvärdera projektverktyg.

1. Enkelt att använda

Först och främst måste du se till att vilket projektverktyg du än investerar är lätt att använda! Det kanske verkar uppenbart, men vissa verktyg är relativt komplexa och som kräver att användarna genomgår flera dagars utbildning för att kunna använda. Och bara för att det är ett enkelt projektverktyg betyder inte att det saknar användbara funktioner. Den bästa produkten för dig kommer att vara något som du tycker är enkelt att använda och som passar ditt team. Många projektverktyg erbjuder gratis provperioder så att du själv får uppleva hur det är att arbeta i programvaran innan du bestämmer dig för att köpa den.

2. Schemaläggningfunktioner

Om du vill kunna hantera dina projekt effektivt behöver du schemaläggningsfunktioner av professionell kvalitet likt ett Gantt-diagram. Många basprodukter visar inte dina projektplaner i ett Gantt-diagramformat och visar dig helt enkelt bara en lista med uppgifterna. Även om det kan vara OK för mycket små projekt med ett litet team, så fort du börjar hantera med komplexa projekt behöver du mer än så.

3. Uppgiftshantering

En uppgiftslista är ofta början på alla Gantt-diagram, så du behöver också funktioner för uppgiftshantering. Detta bör även innehålla förmågan att tilldela uppgifter till andra i teamet så att de vet vilket arbete de ska fokusera på.

Du bör kunna strukturera och ordna uppgifter på ett sätt som är vettigt för dig. Det innebär att gruppera dem tillsammans och lägga till mål för slutdatum. Möjligheten att skicka ut mejlvarningar till den som är ansvarig för arbetets slutförande är ytterligare en bonus som är användbart att ha i ett projektverktyg!

4. Möjlighet att dela externt

Att dela dina planer och uppgifter med teammedlemmar i ditt företag är en sak; men leta också efter det projektverktyg med funktionalitet för att göra projektdata tillgänglig för personer utanför ditt företag. Detta är särskilt användbart när det gäller att arbeta med entreprenörer och tredje part. Det är också en annan anledning till varför molnbaserad onlineprogramvara är så populär och effektiv.

5. Realtidsrapportering

Spara dig själv lite tid genom att hitta ett enkelt projektverktyg som har realtidsrapportering. Detta kommer att hämta data från olika områden av projektledningsverktygen och använda dem för att producera rapporter som återspeglar projektets aktuella status.

6. Instrumentpaneler och grafiska rapporter

Medan vi ändå är inne på rapporter så är ett projektverktyg med en funktion för att visa dina rapporter i ett grafiskt format ofta väldigt praktiskt. Det kanske inte är den avgörande faktorn när det gäller att välja ett verktyg, men enligt vår erfarenhet svarar många intressenter och sponsorer bäst på instrumentpaneler och diagram över skrivna rapporter. Leta efter ett projektverktyg som har inbyggda instrumentpaneler som kan skräddarsys för varje intressent.

7. Säkerhet

Funktionalitet i all ära, men om din data inte är säker är integriteten för ditt projekt det heller. Kolla in säkerhetsalternativen som erbjuds av din föredragna programvaruleverantör. Om de är värd för din programvara online, se till att de har 128-bitars kryptering. Använd en separat dedikerad värdplattform för att hålla din kunddata säker och trygg från alla andras.

8. Professionellt gränssnitt

Det finns så många projektverktyg att välja mellan och en hel del har ett rätt utdaterat utseende ut av någon anledning. Dina primära kriterier för att välja en mjukvaruprodukt bör verkligen vara funktionalitet, ingen tvekan om saken. Men det skadar inte att välja något som också ser attraktivt ut.

9. Anpassningsbar

Ett anpassningsbart projektverktyg är guld värt för att göra små ändringar i verktygets utseende för att låta det återspegla dina egna arbetspreferenser. Vissa låter dig ladda upp logotyper, ändra färger och så vidare. De viktigaste områdena för anpassning är rapporter och datakolumner. Dessa ger dig flexibilitet i hur du vill visa information till dina intressenter. I sin tur ger dig kunskap om vad som behöver hanteras i projektet.

10. Tidrapporter

Slutligen, håll utkik efter ett projektverktyg som inkluderar tidrapporter. De ger tidiga varningar om förseningar och låter dig även kontrollera dina tidsuppskattningar. Välj ett enkelt projektverktyg som gör det snabbt och lätt för ditt team att fylla i sina tidrapporter.

Slutsats

Och där har du det, de 10 saker du bör tänka när du ska välja projektverktyg. Följer du dessa och lyckas pricka i alla, eller nästa alla, så kan vi lova att du har hittat precis det projektverktyg du behöver.