Project management-verktyg kan effektivisera ditt teams arbetsflöde – eller så kan det försämra det. Hur kan du avgöra vilka av de många verktygen för projektstyrning som är rätt för din verksamhet? I denna artikel går vi igenom de sex steg du MÅSTE genomgå för att hitta rätt i djungeln av alla project management-system:
- Identifiera dina utmaningar och begränsningar.
- Skapa en lista över de bästa alternativen.
- Testa varje verktyg själv.
- Testa varje verktyg med ditt team.
- Få feedback från ditt team.
1. Identifiera dina utmaningar och begränsningar
Alla projektledningsverktyg löser inte samma problem. Det är därför ett viktigt första steg när du väljer programvara är att identifiera dina specifika utmaningar.
Vissa team är fokuserade på att hålla arbetsflödet organiserat och på rätt spår medan andra letar efter ett logiskt sätt att kommunicera om utvecklingsarbete. Andra behöver mer ett schemaläggnings- eller budgeteringsverktyg i sina arbetsflöden.
Du kommer också att vilja identifiera dina begränsningar: parametrarna du måste arbeta inom. Till exempel kan ett företag ha en specifik budget för systemet, ett annat måste ha ett system som fungerar för ett team av en viss storlek och ett annat företag behöver ett verktyg som kan integreras med en viss programvara.
Gör en lista över alla utmaningar och begränsningar du står inför. Försök att vara så specifik som möjligt. På så vis blir det tydligt vilka av alternativen som är potentiella kandidater och vilka som kan diskvalificeras direkt.
Här är några kriterier som kan komma in på din lista:
- budget
- teamets storlek
- uppskalningspotential
- integrationsmöjligheter
- behörigheter och gransknings-/godkännandemöjligheter
- gäståtkomst
- fillagringskapacitet
- säkerhetskrav
2. Skapa en lista över de bästa alternativen
När du vet vad du letar efter kan du skapa en lista över de alternativ som kan passa dina unika behov.
3. Testa varje verktyg själv
Det är nästan omöjligt att fatta ett bra beslut om vilket project management-verktyg som passar dina behov bäst utan att använda den. Registrera dig för den kostnadsfria provperioden; om de inte har en gratis provperiod, kontakta företaget för att be om en. Om ett företag inte erbjuder möjligheten att prova verktyget är det troligtvis ett tecken på att du bör gå vidare.
4. Testa varje verktyg med ditt team
Om du investerar i ny programvara för projektstyrning för ditt team måste du vara säker på att även ditt team kan dra nytt av det ー det är i slutändan de som kommer att använda det.
Se till att så många teammedlemmar som möjligt får möjlighet att testa de verktyg du funderar på, så att de gör ett välgrundat val när de uttrycker sina åsikter. Uppmuntra dem att gå tillbaka till din lista med utmaningar och begränsningar när de utforskar varje verktygs kapacitet.
5. Få feedback från ditt team
Feedback från ditt team är extremt viktigt om du vill att den nya projektledningsprogramvaran ska kunna förbättra arbetsflödet. Att köpa en produkt som teamet inte tycker är användbar kommer inte bara att slösa på resurser, energi och pengar, utan har också potentialen att skada ditt teams funktion eller moral, göra dem frustrerade eller störa deras kommunikationsmönster.
Se till att du samlar in deras ärliga åsikter innan du bestämmer dig för vilket verktyg du ska välja.
6. Beräkna och motivera kostnaden
På kort sikt kommer det att kosta mycket tid och pengar att introducera den nya programvaran. Men att hitta rätt lösning för ditt projektledningsarbetsflöde gör projekt exponentiellt enklare, vilket innebär att programvaran med tiden kommer att betala för sig själv.
Huruvida tids- och krångelbesparingarna kommer att göra verktyget värt sin kostnad beror på många faktorer ー inte minst den faktiska kostnaden för verktyget.
Det finns inget enkelt sätt att avgöra potentiell avkastning på investeringen för ett verktyg för projektstyrning ー det är en pågående process som till och med kräver att man tittar på företagskultur och tillfredsställelse hos medarbetare. Men det är viktigt att hålla ett öga på värdet det ger för att vara säker på att du kan motivera kostnaden.
